Las sólidas prácticas contables y las comunicaciones por video de alto nivel son conceptos que no se usan con frecuencia en la misma oración. Sin embargo, para la TKC National Federation, uno de los mayores grupos contables de Japón, el dominio de estos dos principios es la receta del éxito. Y esto nunca ha sido más cierto que durante la pandemia mundial de 2020.

Reconociendo el potencial del video desde el principio, la empresa con, aproximadamente, 11 400 contadores fiscales y contadores públicos certificados, fue capaz de mantener la entrega de información oportuna a los clientes y empleados mientras todo el país estaba en medio de la agitación causada por la pandemia.

La adopción de una iniciativa de comunicaciones por video, bastante avanzada para la época, refleja firmemente las creencias fundamentales de Masaharu Iizuka, presidente emérito de TKC Corporation, con sede en la ciudad de Utsunomiya, quien da un gran valor a la comunicación eficaz y al suministro rápido de información crítica.

Adoptar e implementar técnicas de producción de video en directo han servido para lograr la visión expuesta por el señor Iizuka.

"Habíamos empezado a trabajar con el video desde, aproximadamente, 1998, cuando todavía estábamos en la red ISDN, y habíamos reconocido la efectividad del video desde el principio", dice Naoki Kanamori, director general del Departamento de Planificación de la Inversión en TI, Centro de Ingeniería de Sistemas en la sede de TKC Tochigi. "Desde su lanzamiento, hemos promovido activamente el uso de materiales visuales, como tablas y gráficos y el uso del color".

Adopción de TriCaster^® para promover la producción interna de video

TKC, que llevaba más de una década difundiendo información a través del video, instaló el TriCaster^® 40 de NewTek en 2014 para mejorar su servicio al convertir los videos distribuidos en archivos MP4.

"Introducir un sistema de producción de video a gran escala fue una decisión difícil para nosotros, como aficionados, pero con la vista puesta en el futuro, pensamos que requeriríamos los conocimientos necesarios para producir nuestros propios videos. Hoy en día, esa decisión ha demostrado ser la correcta", afirmó el señor Kanamori.

El señor Kanamori y otros autoproclamados "aficionados a la producción de video" avanzaron en la operación manual. "Redujimos las funciones y los botones utilizados al mínimo necesario e hicimos varios esfuerzos para crear un video dentro de las operaciones limitadas", declaró.

Tras utilizar con éxito el TriCaster 40 durante cinco años, el equipo se actualizó en 2019 al último modelo de sistema de producción de video portátil de NewTek, el TriCaster TC1. En la actualidad, la empresa difunde información por video a sus miembros a un ritmo de más de una producción al día cuando está ocupada.

"La inversión inicial no fue precisamente barata, pero no podríamos mantener el ritmo actual de difusión de la información si tuviéramos que alquilar equipos y llamar a nuestro personal técnico cada vez que tuviéramos que hacer un video. La catástrofe del coronavirus requiere una gran transmisión de información importante para las pequeñas y medianas empresas, que son tanto nuestros miembros como nuestros clientes. Podemos satisfacer estas necesidades gracias a que hemos empezado a trabajar en la producción de contenidos de video por nuestra cuenta desde el principio", continuó el señor Kanamori.

Producción de contenidos para videos de capacitación a gran escala en Iidabashi Studio

Actualmente hay un TriCaster TC1 en la sede de Utsunomiya y dos en Iidabashi Studio, en Shinjuku, Tokio.

"Básicamente, filmamos y grabamos los seminarios que se imparten en la sala de capacitación, los editamos y los ofrecemos bajo demanda. En algunos casos, transmitimos las señales de video en vivo directamente a los monitores de otros lugares", explicó el señor Kanamori.

La sala de capacitación está equipada con dos cámaras montadas en el techo, que pueden alternarse en cualquier momento. Por lo general, las cámaras no se manejan manualmente, sino que tienen las posiciones de movimiento horizontal, vertical y zoom (PTZ, por sus siglas en inglés) configuradas de antemano. Cada una de las configuraciones se selecciona con un solo toque desde la unidad de control.

Los contenidos de video son sencillos y consisten en una toma del ponente realizada desde cámaras fijas y material de capacitación mostrado en pantallas de PC capturadas a través de NDI^®. NDI es un protocolo de uso gratuito que permite que las señales de video, audio y metadatos se transmitan a través de una red estándar en tiempo real. Los contenidos de la pantalla de la PC suelen mostrarse de forma destacada con las tomas del ponente incorporadas en el lateral o en transición con un barrido.

Además, la sala de subcontrol adyacente a la sala de capacitación tiene un pequeño estudio adjunto, equipado con telón de fondo verde para la composición de video con croma, y ofrece la posibilidad de producir materiales de capacitación sencillos.

"Han pasado unos seis años desde la introducción del modelo anterior, y hemos podido capacitar a uno o dos miembros del personal de cada departamento en el uso del TriCaster. En el propio Iidabashi Studio, tenemos más de diez personas que pueden manejarlo", según el señor Kanamori.

Hace más de un año que se presentó el último modelo integral, el TriCaster TC1. "(Tras ver la superficie de control) me sentí un poco intimidado al principio, pero, en realidad, solo se utilizan seis o siete teclas", continuó el señor Kanamori. "Cada operador encargado utiliza un juego de teclas ligeramente diferente, por lo que todos tenemos la disposición de teclas preferida guardada en la memoria".

El otro sistema TriCaster TC1 en Iidabashi Studio ha sido designado como sistema portátil y está disponible para su uso cuando se graba en lugares distintos a la sala de capacitación.

Ofrecer comentarios de los mejores instructores a 10 000 personas en todo el país

Los videos de capacitación proporcionados por TKC National Federation han sido extremadamente populares entre sus miembros.

"Más de 10 000 miembros pueden asistir a las conferencias de expertos de primera clase", afirmó el señor Kanamori. "Muchos de nuestros miembros están utilizando activamente este servicio para recibir información oportuna sobre los cambios recientes de la ley y las enmiendas institucionales de una manera fácil de entender a través del video".

Un miembro que utiliza el servicio, el señor Yusuke Baba, contador fiscal de la oficina de Baba Yoshio, dijo: "Estoy agradecido de poder ver los videos bajo demanda en cualquier momento y tantas veces como quiera. También es posible imprimir los materiales utilizados en los videos, y el propio formato del video facilita su comprensión".

TKC National Federation aboga por la formación permanente de los contadores fiscales para mantener y mejorar su competencia profesional y aumentar la eficacia general de sus despachos contables. El hecho de que estas horas de formación bajo demanda también cuenten para las 54 horas de capacitación al año estipuladas en las normas de la federación contribuye, sin duda, al aumento del uso del programa.

"Mientras Japón se esfuerza por superar la catástrofe del COVID-19 como nación, disponer de una infraestructura para hacer llegar rápidamente la información a nuestros miembros, que a su vez son fundamentales para fortalecer a las pequeñas y medianas empresas, ha sido extremadamente significativo. Una vez más, creo que fue una buena idea haber introducido TriCaster desde una fase temprana", añadió el señor Kanamori.

"Mucha gente piensa que estamos haciendo un trabajo muy avanzado, pero, en realidad, como ya se ha dicho, solo se utilizan seis o siete botones durante la operación", dijo el señor Kanamori. "Nos apoyamos, en parte, en la funcionalidad del TriCaster, pero si la gente se diera cuenta de que podemos producir video a este nivel, tal vez más y más empresas empezarían a utilizar el video como lo hacemos nosotros".

TKC Corporation

• Con sede en la ciudad de Utsunomiya, Japón

TKC National Federation

• Asociación profesional de contadores fiscales certificados
• Membresía voluntaria
• Iniciada por TKC Corporation

Filosofía básica y objetivos empresariales

• El interés propio está en entender el interés de los demás.
• Comprensión de la justicia en la fiscalidad.
• Perfecto cumplimiento del deber de contador fiscal.
• Apoyo al sostenimiento y desarrollo de las pequeñas y medianas empresas.
• Refuerzo de la base de administración de las empresas afiliadas a TKC.
• Uso exhaustivo del sistema TKC.
• Ilustración, ayuda y amistad mutuas entre los miembros.

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